Alur pembelian di dalam program akuntansi | Transaksi pembelian merupakan kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang bernilai sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Di mana, barang atau jasa yang dibeli merupakan kebutuhan konsumen, pedagang, dan produsen. Ketika konsumen membeli barang/jasa, biasanya mereka akan mengonsumsi dan menggunakannya sendiri, baik dalam bentuk barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang, ataupun barang mewah. Sedangkan, jika pedagang yang membeli, biasanya ia akan menjualnya kembali dengan tujuan memperoleh keuntungan. Namun, akan berbeda juga ketika seorang produsen yang membeli, biasanya ini akan membantu mereka memenuhi kebutuhan perusahaan, misalnya bahan baku yang dapat digunakan untuk menunjang proses produksi.

Baca juga : Manfaat software akuntansi untuk bisnis UKM

Baca juga : Program akuntansi untuk perusahaan jasa

Alur Kerja Pembelian Di perusahaan di dalam Program Akuntansi

 

 

1. Permintaan barang

Alur pertama dalam proses pembelian dimulai dari bagian penjualan atau bagian produksi yang mengajukan permintaan barang. Di mana permintaan ini dapat ditenttukan dengan 3 cara yaitu;

• Intuitif; cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa saja yang dibutuhkan pelanggan.
• Penelitian Pasar; dilakukan dengan meneliti permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.
• Perhitungan Stok Barang; bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang.
• Melakukan Survei Pasar

Setelah mengajukan permintaan barang, bagian pengadaan barang atau bagian gudang akan melakukan survei pasar untuk memilih produsen/agen/grosir terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan. Supplier ini berperan penting dari mulai produksi hingga pendistribusian barang dari perusahaan. Dengan memilih supplier yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, baik dari segi dana maupun kinerja dari perusahaan.

2. Menerbitkan Purchase order (PO) berdasarkan penawaran

Tahap selanjutnya adalah mengirimkan surat permintaan penawaran barang kepada perusahaan supplier yang dianggap perusahaan memiliki nilai yang baik dan terpilih. Kemudian, perusahaan terpilih ini akan mengirimkan surat penawaran yang lebih detail dibandingkan dengan katalog dan daftar harga. Mengapa ini diperlukan? Padahal perusahaan sudah bisa melihat detailnya di dalam katalog?

Hal ini diperlukan untuk membandingkan harga yang kompetitif antar beberapa vendor dan juga vendor yang terpercaya untuk bekerjasama dengan perusahaan kita.  Pilihlah supplier yang paling memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan purna jual

3. Penerimaan Barang

Setelah semuanya selesai, perusahaan hanya perlu menunggu barang yang telah dipesan diterima. Setelah PO diproses oleh supplier, terjadilah penerimaan barang/jasa sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang/jasa ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh supplier, dan pengakuan bahwa barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan pemesan.

4. Menerima Tagihan

Setelah gudang menerima seluruh barang sesuai dengan yang tercatat di Purchase order (PO) maka vendor akan mengirimkan tagihan sesuai konfirmasi yang ada di penerimaan barang. Bagian purchasing perlu merekapnya kedalam system sebagai dokumen dasar pembayaran dan kewajiban membayarkan sesuai tanggal jatuh tempo.

5. Membayar Transaksi Sesuai Prosedur Pengeluaran Kas

Setelah memastikan seluruh barang yang diterima sesuai dengan kriteria dan pesanan, maka perusahaan bisa membayar barang tersebut. Namun, biasanya proses pembayaran ini tidak bisa sembarangan dilakukan. Umumnya, perusahaan membayar transaksi tersebut sesuai prosedur pengeluaran kas yang berlaku dalam perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses pembukuan keuangan di perusahaan.

6. Retur Pembelian

Ketika dalam penerimaan barang terjadi kesalahan, kekeliruan, atau kecacatan atas produk, Anda bisa melakukan retur barang kepada supplier. Namun, jika seluruh barang diterima dengan baik dan sesuai, proses ini tidak perlu Anda lakukan.

Baca juga : Persamaan dan perbedaan program akuntansi desktop dan online

Demikian alur pembelian di perusahaan di dalam program akuntansi. Alur pembelian ini di program akuntansi akan langsung terintegrasi ke bagian gudang dan otomatis menambah stok persediaan sehingga gudang cukup melakukan penerimaan barang sesuai dengan fisik yang dia terima dan di cocokan dengan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian. Salah satu program akuntansi yang banyak digunakan oleh bagian purchasing adalah program accurate. Program accurate bukan hanya pembelian tetapi fitur jurnal, kas dan bank, penjualan, persediaan gudang dan asset tetap juga tersedia.  Bila membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai program accurate bisa menghubungi  marketing di 0812-8434-1364 dan bisa membutuhkan penawaran bisa langsung dibawah ini.

PENAWARAN ACCURATE 5

PENAWARAN ACCURATE ONLINE