Di dalam perusahaan atau sebuah Bisnis tentunya memiliki macam-macam jenis urusan mengenai formulir ataupun surat persetujuan. Beragam formulir tersebut ditujukan kepada atasan untuk dimintai persetujuan agar bisa terlaksana, misalnya saja untuk Penawaran, Purchase order, kegiatan yang berhungan dengan biaya dan operasional dsb.

Akan tetapi, bagaimana jika Anda sebagai atasan terlalu sibuk atau tidak sempat masuk kantor dikarenakan ada urusan tertentu? Tidak mungkin juga kalau Anda tiba-tiba meninggalkan urusan tersebut dan kembali ke kantor untuk sekedar menandatangani atau menyetujui segala formulir. Inilah yang membuat Accurate Online salah satu software akuntansi buatan asli indonesia mengembangkan fitur approval atau persetujuan atasan.

Mengapa harus menggunakan fungsi approval atau persetujuan di Accurate Online

 Jika Anda adalah pemilik bisnis dengan banyak karyawan yang semuanya melakukan transaksi, kemungkinan salah satu karyawan melakukan kesalahan dalam transaksi adalah sangat besar. Mudah bagi karyawan lain untuk mengabaikan kesalahan yang terjadi karena mereka fokus pada transaksi mereka sendiri. Tanpa langkah verifikasi, kesalahan akan masuk dalam catatan keuangan dan Anda akan kesulitan menemukan menganalisa hal tersebut. Mengirimkan data yang salah juga bisa berdampak buruk pada Anda dan memengaruhi hubungan Anda dengan pelanggan. ada beberapa alasan mengapa perusahaan atau Bisnis harus menggunakan fungsi approval atau persetujuan di Accurate online, seperti :

Akurasi Meningkat

Karena transaksi pembelian dan penjualan dikirim dengan persetujuan, dengan Accurate Online Anda dapat menghilangkan risiko memproses transaksi yang salah dan mengirimkannya kepada pelanggan Anda. Pengguna yang telah diberi otorisasi harus memvalidasi setiap transaksi penjualan atau pembelian yang dicatat dalam akun Anda. Hal ini juga otomatis memberikan Anda pamahaman yang lebih baik untuk menangkal praktik penipuan dan penggelapan dalam perusahaan Anda

Peningkatan efisiensi

Ketika transaksi dikirim untuk persetujuan, pengguna dengan akses persetujuan mendapat notifikasi dalam aplikasi Accurate Online, memberitahukan mereka bahwa ada transaksi yang menunggu. Tidak perlu untuk panggilan telepon atau email, hal ini membuat segalanya lebih mudah bagi semua pihak. Yang perlu dilakukan oleh pemberi persetujuan adalah masuk, memverifikasi, dan menyetujui.

Peningkatan produktivitas

Sebagai aplikasi akuntansi online yang sudah banyak membantu jutaan UKM dan juga perusahaan multinasional, Accurate Online percaya bahwa produktivitas perusahaan bisa meningkat dengan menggunakan alat yang tepat. Ketika Anda tidak membuang waktu untuk klarifikasi, Anda dapat melakukan lebih banyak transaksi. Buat transaksi, kirimkan untuk persetujuan, dan lanjutkan. Biarkan Accurate Online membantu Anda dalam mengembangkan bisnis Anda.

Cara menggunakan fitur persetujuan atau Approval di Accurate online

Sebagai ilustrasi, misalkan Anda ingin ada bagian produksi yang hanya bisa mengajukan permintaan pembelian barang kepada bagian pembelian, proses pada Accurate Online adalah sebagai berikut:

  1. Membuat pengguna baru untuk bagian produksi dengan hak sebagai operator / Pengguna melalui fitur Tambah Pengguna

2. Memberikan hak kepada bagian produksi untuk dapat membuat permintaan pembelian dan penerimaan barang melalui fitur Akses Grup yang ada di menu Pengaturan. Centang pada bagian yang Anda anggap perlu dilakukan karyawan Anda. Disini sebagai contoh nama karyawan adalah ‘Sumardi’

Pilih ke Pengaturan dan pindah ke Preferensi

3. Membuat pengguna yang berhak mengotorisasi permintaan pembelian dari bagian produksi melalui fitur Penyetuju Transaksi yang berada di menu Pengaturan, lalu klik simpan.

4. Sumardi (karyawan Anda) dapat membuat permintaan pembelian melalui login yang telah dimiliki, kemudian pada saat klik Simpan, pilih  Ajukan Persetujuan. Sehingga hasil dari transaksi tersebut seperti pada gambar di bawah ini.

5. Untuk menyetujui atau menolak transaksi permintaan pembelian yang telah diajukan, Anda dapat login menggunakan ID pengguna Accurate Online yang telah diberi hak otorisasi pada saat membuat Penyetuju Transaksi.

Selanjutnya klik menu Perusahaan lalu pilih opsi Persetujuan (Approval) dan akan muncul transaksi-transaksi yang dimintakan persetujuannya kepada Anda. Anda dapat memilih SetujuTolak, atau bisa juga mengosongkan jika kondisinya masih dalam pertimbangan. Selanjutnya klik Proses untuk mengeksekusi.

Demikian cara menggunakan fitur Accurate online dan sekaligus mengenal fungsi penggunaan Accurate online di Perusahan. Bila ada yang mungkin belum jelas atau mau menanyakan Accurate online bisa langsung menanyakannya via whatsaap.

Baca juga: mengenal Accurate online dan mengenal fitur didalamnya.