Invoice atau dalam bahasa indonesianya diartikan sebagai faktur penjualan, biasanya semua perusahaan menggunakan Invoice sebagai surat penagihan ke pelanggan mereka supaya membayarkan kewajiban mereka di perusahaan kita.

Pengertian Invoice

Merupakan dokumen yang digunakan sebagai pernyataan penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dimana invoice tersebut berisi tentang perincian item yang dibeli, harga satuan dan total harga, serta tanggal pembeliannya.

Pada umumnya invoice/ faktur dibuat dalam tiga rangkap, dimana satu lembar copy untuk pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar copy untuk arsip bagian penjualan, dan satu lembar copy untuk laporan bagian keuangan. Lembar invoice tersebut merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.

Semua perusahaan atau bisnis membutuhkan invoice/ faktur, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan jasa, sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka.

Fungsi dari Invoice

Beberapa fungsi dari Invoice tagihan yang perlu dipahami agar pelanggan juga mendapatkan informasi penting dari Invoice yang kita kirimkan sebagai berikut :

  1. Sebagai informasi mengenai barang/ jasa yang dibeli konsumen
  2. Sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
  3. Sebagai rujukan yang absah jika barang/ jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
  4. Sebagai rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
  5. Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak
  6. Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan

Jenis-Jenis Invoice Yang digunakan di Perusahaan

Dalam perusahaan terdapat beberapa jenis Invoice yang digunakan untuk kegiatan penagihan ke pelanggan, beberapa jenis invoice tersebut antara lain :

  • Invoice Konsuler

Ini adalah jenis invoice khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional, atau kegiatan eksport-import. Di dalam invoice konsuler harus terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor atau atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

  • Proforma Invoice

Ini adalah jenis invoice yang sifatnya sementara yang digerikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanan pelanggan. Dengan kata lain, invoice proforma ini adalah invoice pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan secara bertahap.

Ketika seluruh pesanan telah diterima pelanggan maka penjual akan menyerahkan invoice biasa untuk menggantikan invoice proforma.

  • Invoice Biasa

Ini adalah jenis invoice yang paling sering dan umum digunakan saat bertransaksi sederhana. Adapun isi invoice tersebut sangat sederhana, yaitu rincian item dan jumlahnya, harga item, dan harga total.

Contoh Invoice

Setiap perusahaan pasti memiliki format faktur yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Namun, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai dengan purchase order dari pelanggan.

Berikut ini adalah beberapa komponen di dalam invoice tersebut (lihat gambar):

  1. Nomor urut invoice
  2. Purchase order/ nomor order
  3. DO/ SJ atau kode nomor transaksi DO/ SJ
  4. Detail barang
  5. Sub Total
  6. Diskon (bila ada)
  7. Biaya pengiriman (bila ada)
  8. Biaya PPN
  9. Total Biaya

Demikian Pengertian, jenis dan contoh Invoice. Bentuk invoice dan membuat invoice masih banyak perusahaan yang masih memanfaatkan cara manual untuk membuat invoice. Namun ada cara mudah untuk membuat invoice adalah dengan menggunakan Accurate online. Accurate online merupakan software akuntansi berbasis cloud yang bisa digunakan kapan dan dimana saja. Invoice juga dapat dibuat dan dikirimkan softcopynya atau di print dan compatible dengan printer apapun.

Namun kelebihan lainnya adalah langsung membuatkan laporan tagihan sampai ke laporan keuangan. untuk mengenal Accurate online lebih detail bisa klik Link berikut