Pengertian Purchase Order dan Fungsinya Serta Bentuknya | purchase order (PO)adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan pesanan barang yang ingin mereka beli dari  pihak penjual.  Selain itu purchase order dapat diartikan sebagai  sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Berbeda dengan invoice, yang dibuat oleh penjual dan dikirim ke pembeli, purchase order (PO) berasal dari pembeli dan dikirim ke penjual.

Baca juga : Alur kerja pembelian perusahaan dalam software akuntansi 

Fungsi Purchase Order

Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari pemasok dengan menggunakan purchase order, namun pesanan pembelian dengan PO tersebut akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan. Minimal ada 3 hal penting kenapa perusahan harus tau fungsi dari purchase order antara lain.

Menentukan Harga yang Sesuai

Sebagai seorang pembeli yang menentukan harga dan juga kamu mengajukannya kepada pihak penjual. Apabila penjual tersebut setuju dengan harga dan barang yang kamu ajukan, maka ini dapat lebih menguntungkan bagi perusahaan. Bahkan, jika kamu melakukan pemesanan dan pembelian lewat Purchase Order dalam jumlah yang lebih besar, biasanya juga akan mendapatkan potongan harga yang lebih murah. Hal tersebut dapat membuat perusahaan lebih irit dari segi pengeluarannya.

Mengamankan Ketersediaan Barang

Melakukan pembelian dengan menggunakan Purchase Order ini dapat membantu kamu dalam mengamankan barang yang ingin dibeli. Karena saat mengajukan Purchase Order, tentu penjual akan memastikan ketersediaan barang yang kamu inginkan dan tentunya akan menyimpannya untuk dikirim pada waktu yang telah ditentukan.

Menghindari Adanya Kemungkinan Penipuan

Saat melakukan pemesanan dari satu supplier memang prosesnya dapat lebih singkat karena kita dapat memesannya langsung. Tetapi, hal ini akan sedikit berisiko karena adanya kemungkinan penipuan, apalagi jika sistem pemesanannya tidak sesuai dengan SOP.

Hal ini berbeda dengan melakukan pemesanan barang dengan menggunakan Purchase Order di mana proses yang dilakukan akan lebih aman serta dapat terhindar dari risiko penipuan, sehingga dapat meminimalisir kerugian yang dapat dialami oleh perusahaan.

Bentuk Purchase Order

po

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order:

  • Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam purchase order.
  • Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
  • Masukan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
  • Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu).
  • Masukan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
  • Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
  • Cantumkan nomor PO (purchase order). Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.

Setelah purchase order telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika purchase order diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian mengeluarkan faktur kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.

Sebagai contoh ada sebuah perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk menciptakan produk mereka. Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diajukan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.

Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirimkan materi ke perusahaan instalasi listrik tersebut beserta invoice-nya. Ketika perusahaan instalasi tersebut menerima barang dan invoice, mereka membandingkannya dengan purchase order yang mereka kirimkan. Jika dokumen dan barangnya sesuai, perusahaan tersebut akan membayar tagihannya.

Kesimpulan Purchase Order

Demikian penjelasan Pengertian Purchase Order dan Fungsinya Serta Bentuknya. membuat purchase order biasanya perusahaan menggunakan menu excel untuk mengirimkan ke pemasok. Kelemahannya adalah Purchase order yang sudah dibuat hanya sementara. Membuat purchase order yang efektif salah satunya menggunakan software akuntansi yang berbasis online.

Accurate online adalah software akuntansi yang bisa menjadi referensi bagi perusahaan anda sekarang yang mempertimbangkan software akuntansi online. Membeli program akuntansi dengan harga terjangkau adalah pilihan namun jangan sampai fiturnya juga murahan. Accurate online membuat aplikasi keuangan yang harganya terjangkau namun dilengkapi fitur modern dan update untuk bisnis anda.

Pengguna accurate online sendiri sekarang sudah sekitar 1 juta database perusahaan dari berbagai jenis perusahaan. Dengan accurate online data pembelian dan dokument purchase order akan tersimpan di database untuk digunakan sewaktu-waktu. Purchase order juga dapat di proses selanjutnya menjadi penerimaan barang, invoice hutang dan pembayaran.

Accurate online dibandrol dengan harga 200 ribu per bulan untuk 1 database dan 1 user. Bila berlangganan setahun malah di diskon 25% cukup bayar 1,8 juta dengan penambahan user 20ribu per bulan,  Bila anda mungkin masih ada yang kurang jelas atau mau ditanyakan. Bisa menghubungi  marketing di 0812-8434-1364 dan bisa membutuhkan penawaran bisa langsung dibawah ini.